Использование служебного автомобиля

Договор использования служебного автомобиля

Закон не говорит, как предоставлять автомобиль работнику, который не является водителем. Поэтому трудовой инспектор или суд могут по разному трактовать ситуации, в которых сотрудник использовал служебный автомобиль. Рекомендации разработанные экспертами Центра Охраны Труда РБП помогут понять, нужно ли проходить медосмотры сотруднику, который использует служебный автомобиль, какие документы оформлять и что писать в должностной инструкции.

Прежде чем предоставлять служебный автомобиль сотруднику, определите, кто и на каких условиях будет им пользоваться. Чтобы закрепить автомобиль за сотрудником, необходимо издать приказ, в котором указано кому и на какой срок предоставляется автомобиль.
Если у компании имеется корпоративный автопарк, нужно разработать положение о правилах использования корпоративных автомобилей. В положение должны быть внесены условия предоставления корпоративного автомобиля и те работники, которые могут им пользоваться. В качестве обязанностей в положении рекомендуется указать:
- водить безопасно;
- соблюдать Правила дорожного движения;
- правильно заполнять путевые листы.
Сотрудники должны быть ознакомлены с документом и поставить под ним подпись.
Прежде чем предоставить автомобиль сотруднику, составьте акт приема-передачи автомобиля. В акте помимо самой машины укажите, какие документы передаете и прочее.

Путевой лист

В соответствии с приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368 путевой лист необходимо составлять на любое транспортное средство, которое использует организация.
В путевом листе обязательно нужно указать Ф.И.О. водителя, дополнительно можно указать его номер водительского удостоверения. Если автомобилем пользуется сразу несколько сотрудников, тогда на этот автомобиль можно составить сразу несколько путевых листов (п. 1 приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368).
С 2021 года требования к оформлению путевого листа изменились:
- путевой лист необходимо заполнять на любое транспортное средство (даже если автомобиль без пассажиров и грузов);
- добавился новый реквизит "сведения о перевозке", в котором указывается вид сообщения и вид перевозки;
- в сведениях об автомобиле необходимо указать марку транспортного средства;
- ответственное за техническое состояние транспорта лицо должно ставить отметку "выпуск на линию разрешен";
- вести журнал можно в электронной форме или на бумаге. Бумажная версия должна быть прошнурована, а страницы пронумерованы. Электронная версия должна быть заверена усиленной электронной подписью, также организация должна обеспечить возможность его печати.

Срок действия путевого листа — обязательный реквизит. Есть два варианта, на какой срок оформлять документы.
1. Путевые листы оформляйте перед каждым рейсом, если он длиннее рабочей смены или рабочего дня.
2. Составляйте путевку перед началом первого рейса, если рейс короче смены или дня, а в течение дня у водителя один или несколько рейсов.
Рейс — это путь движения автомобиля по маршруту регулярных перевозок от места стоянки на парковке в место назначения и обратно, п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152, подп. 15 п. 1 ст. 3 Закона от 13.07.2015 № 220-ФЗ.

Трудовая функция

Управлять транспортным средство - это трудовая функция водителя и должна быть закреплена только в договоре с водителем. Если автомобилем управляют другие сотрудники, например менеджер, не нужно указывать это в его трудовой функции.
Не следует включать в должностную инструкцию работника обязанность ежедневно передвигаться на служебном транспорте. Закрепление требований о наличии водительского удостоверения и стажа вождения, может подтолкнуть ГИТ или суд придут к выводу, что сотрудник — водитель.
В должностной инструкции закрепляйте только требования выполнять трудовую функцию по должности. Если сотрудник работает в отделе сбыта, он должен реализовывать продукцию компании. Начальник отдела обязан организовывать работу и руководить подчиненными, но не управлять автомобилем. В должностной инструкции закрепляйте только требования выполнять трудовую функцию по должности.
Отсутствие в штатном расписании водителей - это аргумент в пользу компании. Компания не занимается перевозкой грузов и пассажиров, а значит, водители ей не нужны. При этом, доверить управление корпоративным автомобилем можно любому сотруднику.

Полисы ОСАГО оформляет и оплачивает собственник. В случае со служебным автомобилем — это компания. То же самое с диагностическими картами, которые получают у специализированных операторов технического осмотра.

Медосмотр для водителей

Компании, которые эксплуатируют транспортные средства, обязаны организовывать и проводить обязательные медосмотры водителей, ст. 20 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ. Обязательные медосмотры водителей: предварительные, периодические, предрейсовые и послерейсовые, абз. 5 п. 1 ст. 23 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ.
Есть методические рекомендации Минтранса и Минздрава о том, как проводить предрейсовые медосмотры водителей. В рекомендациях нет исключений и особых правил для компаний, которые не оказывают услуг по перевозке пассажиров и грузов, письмо Минтранса и Минздрава от 21.08.2003 № 2510/9468-03-32.
К обязательным послерейсовым медосмотрам есть специальное требование. Их проводят, только если сотрудник перевозит пассажиров или опасные грузы, п. 3 ст. 23 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ.
Медосмотры работодатель организует и проводит за свой счет, пп. 7 и 9 Порядка, утв. приказом Минздрава от 15.12.2014 № 835н.
Организовать предрейсовые и послерейсовые медосмотры работодатель может в собственном медпункте либо по договору с медицинским учреждением.

Получить консультацию по охране труда и узнать цену, а также получить дополнительную информацию, Вы можете заполнив форму обратной связи ниже, по телефону +7(812)441-34-54 или отправить заявку на электронную почту rbp@rbpspb.ru. Мы будем рады сотрудничеству! Ознакомиться с программой обучения охране труда при эксплуатации автомобильного транспорта Вы можете на сайте Учебного Центра РБП.